QUY CHẾ HỘI ĐỒNG MỤC VỤ GIÁO XỨ
TỔNG GIÁO PHẬN TP. HCM 2015
Chương Một
Giáo xứ và Hội đồng Mục vụ Giáo xứ
*******************
Điều 1. Định nghĩa Giáo xứ
Giáo xứ là cộng đoàn tín hữu cư ngụ trong một địa hạt được thiết lập cách vững bền trong giáo phận, nhằm tập họp Dân Chúa cùng nhau thi hành sứ vụ Chúa Kitô giao phó, là tế tự tôn thờ Thiên Chúa, học hỏi và loan truyền Tin Mừng, thực thi bác ái cộng đồng trong Giáo Hội cũng như trong xã hội. Việc chăm sóc mục vụ giáo xứ được Giám mục giáo phận uỷ thác cho linh mục chánh xứ (x. SL Tông đồ Giáo dân, số 10, 26; Giáo luật, điều 515, 518).
Điều 2. Linh mục chánh xứ
Linh mục chánh xứ là mục tử riêng của giáo xứ, thi hành nhiệm vụ giảng dạy, thánh hoá, quản trị dưới quyền của Giám mục giáo phận, với sự cộng tác của giáo sĩ, tu sĩ, và với sự hợp lực của giáo dân theo quy định của Giáo Hội (x. Giáo luật điều 518, 519), nhằm hướng dẫn cộng đoàn giáo xứ cùng nhau thi hành sứ vụ tư tế, ngôn sứ và phục vụ (x. điều 1), trong sự liên đới và hiệp thông với mọi anh chị em đồng đạo, đồng bào và đồng loại là con một Cha chung trên trời.
Điều 3. Hội đồng Mục vụ Giáo xứ
Hội đồng Mục vụ Giáo xứ (HĐMVGX), theo thói quen gọi tắt là Hội đồng Giáo xứ, là cơ chế gồm những giáo dân thuộc giáo xứ được mời gọi và tuyển chọn để hợp lực cộng tác với linh mục chánh xứ trong việc quản trị giáo xứ, tổ chức và điều hành các sinh hoạt mục vụ, xây đắp tình liên đới và sự hiệp thông, giải quyết những vấn đề, giải toả những bất đồng, nhằm góp phần xây dựng giáo xứ thành một cộng đoàn tư tế phụng thờ Thiên Chúa, sống, làm chứng và loan truyền Tin Mừng, yêu thương và phục vụ cho sự sống và phẩm giá con người trong bối cảnh văn hoá xã hội ngày nay (x. Giáo luật, điều 536, 537).
Điều 4. Thành phần Hội đồng Mục vụ Giáo xứ
HĐMVGX gồm có Ban Thường vụ và các uỷ viên.
Điều 5. Các chức vụ trong Ban Thường vụ
Các chức vụ trong Ban Thường vụ gồm có : (1) Chủ tịch, (2) Phó Chủ tịch nội vụ, (3) Phó Chủ tịch ngoại vụ (4) Thư ký, (5) Thủ quỹ.
GC. Tuỳ hoàn cảnh giáo xứ lớn nhỏ, có thể thêm phó cho các chức vụ, hoặc một thành viên có thể kiêm hai chức vụ.
Điều 6. Thành phần các uỷ viên
Các uỷ viên gồm các đại diện các đơn vị mục vụ trong truyền thống Giáo Hội, là các giáo khu của giáo xứ, các ban ngành mục vụ, các giới và hội đoàn tông đồ, tất cả đều nhằm cùng nhau thi hành sứ vụ tư tế, ngôn sứ và phục vụ, mỗi đơn vị theo điều kiện riêng của mình. Mỗi đơn vị mục vụ có Ban điều hành mà truyền thống các nơi còn gọi là Ban chấp hành, Ban trị sự.
Điều 7. Các Ban điều hành các giáo khu
Nhằm tạo thuận lợi cho công tác mục vụ, địa hạt giáo xứ được chia ra ít nhiều giáo khu mà truyền thống các nơi gọi là xóm đạo, xóm giáo, giáo họ. Mỗi giáo khu có địa giới thích hợp cho công tác và sinh hoạt mục vụ của giáo xứ, có Ban điều hành gồm Trưởng, Phó, Thư ký, Thủ quỹ. Tuỳ hoàn cảnh giáo xứ lớn nhỏ, hoặc toàn bộ Ban điều hành giáo khu , hoặc Trưởng Ban điều hành giáo khu, là thành viên HĐMVGX.
Điều 8. Các Ban điều hành các Ban mục vụ giáo xứ
Nhằm xây dựng giáo xứ thành một cộng đoàn sống và làm chứng cho Tin Mừng, một cộng đoàn tư tế phụng thờ Thiên Chúa, một cộng đoàn bác ái phục vụ con người, công việc mục vụ giáo xứ được tổ chức theo bốn lĩnh vực sau đây :
(1) Lãnh vực giáo lý, gồm những công tác liên quan đến việc tổ chức giảng dạy, giáo dục đức tin cho các lớp tuổi, các giới và hội đoàn tông đồ;
(2) Lãnh vực phụng tự, gồm các công tác liên quan đến phụng vụ, bí tích, cầu nguyện, tĩnh tâm, hành hương, dẫn lễ, giúp lễ, đọc Sách Thánh trong các thánh lễ, ca đoàn, khánh tiết, trật tự trong các buổi lễ;
(3) Lãnh vực “phục vụ”, gồm các công tác tông đồ, truyền giáo, bác ái xã hội, khuyến học, xây dựng hiệp nhất và đại kết, phát triển và thăng tiến con người, gia đình và xã hội, đặc biệt về mặt tinh thần, đạo đức.
Ghi chú: “Phục vụ” được hiểu là sứ vụ phục vụ.
(4) Lãnh vực quản trị tài sản giáo xứ (x. Phụ trương 2 : Nguyên tắc quản trị tài sản giáo xứ).
Có thể tổ chức mỗi lãnh vực có một, hoặc ít nhiều Ban mục vụ, như lãnh vực “phục vụ” có thể gồm Ban mục vụ Gia đình, Ban Caritas – Bác ái Xã hội, Ban Truyền giáo… Mỗi Ban mục vụ có Ban điều hành riêng. Trưởng Ban là thành viên của HĐMVGX. Đối với giáo xứ nhỏ thiếu nhân sự, có thể tổ chức theo điều 14, 15 và 17.
Điều 9. Các Ban điều hành các giới và hội đoàn tông đồ
Các Ban điều hành các giới và Hội đoàn Tông đồ được tổ chức và sinh hoạt theo nội quy riêng đã được thông qua giáo phận và giáo xứ. Theo những tiêu chuẩn ở điều 21, mỗi giới và hội đoàn cử đại diện vào HĐMVGX. Việc đề cử này cần được linh mục chánh xứ chuẩn nhận.
*************************
Chương Hai
Nhiệm vụ và quyền lợi
Điều 10. Nhiệm vụ linh mục chánh xứ đối với HĐMVGX
(1) Tuỳ hoàn cảnh, có thể mời linh mục phó xứ và đại diện tu sĩ, là những người cộng sự thường xuyên và gần gũi, tham gia sinh hoạt của HĐMVGX;
(2) Chủ tọa các phiên họp của HĐMVGX : khi vắng mặt, có thể uỷ nhiệm cho linh mục Phó xứ hoặc cho Chủ tịch HĐMVGX chủ tọa phiên họp;
(3) Trong các phiên họp, quan tâm tạo bầu khí đối thoại và hợp tác lành mạnh, và trợ lực cho HĐMVGX cùng nhau thi hành sứ vụ phục vụ trong tình liên đới và hiệp thông huynh đệ;
(4) Mặc dù ý kiến các thành viên HĐMVGX chỉ có tính cố vấn và tham khảo (x. Giáo luật, điều 536), hành vi quyết định và giải quyết những vấn đề trong giáo xứ cần được thực hiện theo tinh thần “thống nhất trong điều chính, tương nhượng trong điều phụ, bác ái trong mọi sự”;
(5) Kết hợp với chương trình huấn luyện HĐMVGX của Giáo phận, lo liệu việc huấn luyện và bồi dưỡng các thành viên HĐMVGX về phương diện thiêng liêng, nhân bản, chuyên môn, nhằm nâng cao năng lực làm việc tập thể và hoàn thành sứ vụ phục vụ. Tổng Giáo phận tổ chức khóa huấn luyện HĐMVGX cho các Giáo xứ (x. Phụ trương 3 : Đề cương nội dung chương trình huấn luyện HĐMVGX).
(6) Khi năng lực của HĐMVGX ngày càng được nâng cao, việc quản trị giáo xứ ngày càng phải được mở rộng hơn – từ truyền lệnh chuyển sang chỉ dẫn, kế tiếp là trợ lực, sau cùng là uỷ thác – nhằm tạo thuận lợi cho các thành viên HĐMVGX chủ động và tích cực hơn trong việc xây dựng giáo xứ.
Điều 11. Nhiệm vụ HĐMVGX
(1) Nắm bắt tình hình giáo xứ, nhất là về đời sống đức tin và phong hoá, cùng với linh mục chánh xứ hoạch định chương trình mục vụ, đề ra phương thức và phân công thực hiện;
(2) Quan tâm phối hợp hài hoà các sinh hoạt và các công tác của các đơn vị mục vụ, trong sự tôn trọng tính tự lập của từng đơn vị và trong tinh thần liên đới, tương trợ và hiệp thông; góp phần giải quyết những vấn đề, giải toả những bất đồng trong giáo xứ (x. điều 10);
(3) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện, và báo cáo kết quả trong các phiên họp;
(4) Hợp lực với linh mục chánh xứ trong việc quản trị tài sản giáo xứ (x. Giáo luật, điều 537; điều 8 và 17 của Quy chế này, và Phụ trương 2).
(5) Quan tâm bồi dưỡng và nâng cao năng lực làm việc tập thể và phục vụ trong yêu thương.
Điều 12. Nhiệm vụ Ban Thường vụ
(1) Cộng tác chặt chẽ và thường xuyên với linh mục chánh xứ trong việc quản trị giáo xứ, tổ chức và điều hành công việc mục vụ, giải quyết những vấn đề và những bất đồng, nhằm phát triển và nâng cao đời sống đạo và đời của mọi thành phần và mọi gia đình, đặc biệt gia đình lâm cảnh túng ngặt và người bị bỏ rơi;
(2) Cùng với linh mục chánh xứ soạn thảo chương trình nghị sự cho các phiên họp, có những sáng kiến mục vụ phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của giáo xứ, trao đổi với mọi thành viên liên hệ nhằm chuẩn bị cho việc phân công thực hiện.
Điều 13. Nhiệm vụ Chủ tịch HĐMVGX
(1) Cùng với linh mục chánh xứ chịu trách nhiệm chung về HĐMVGX, tạo bầu khí đối thoại và hợp tác lành mạnh;
(2) Theo sự uỷ nhiệm của linh mục chánh xứ, chủ trì các phiên họp, các buổi sinh hoạt của Ban Thường vụ và của HĐMVGX;
(3) Thay mặt cho cộng đoàn giáo xứ trong những trường hợp được uỷ nhiệm.
Điều 14. Nhiệm vụ Phó Chủ tịch nội vụ
(1) Hợp tác với Chủ tịch, và thay thế khi Chủ tịch vắng mặt;
(2) Phối hợp các sinh hoạt mục vụ trong giáo xứ, đặc biệt các sinh hoạt thuộc lĩnh vực giáo lý, đức tin và phụng tự;
(3) Đặc trách các sinh hoạt thuộc hai lãnh vực trên khi giáo xứ không có người chuyên trách.
Điều 15. Nhiệm vụ Phó Chủ tịch ngoại vụ
(1) Hợp tác với Chủ tịch; đặc trách sứ vụ loan báo Tin Mừng.
(2) Phối hợp các sinh hoạt thuộc lĩnh vực tông đồ, bác ái xã hội, phát triển và truyền bá đức tin, hoặc đặc trách những lãnh vực đó khi giáo xứ không có người chuyên trách;
(3) Phụ trách các liên lạc với bên ngoài giáo xứ.
Điều 16. Nhiệm vụ Thư ký
(1) Phác thảo chương trình và ghi biên bản các phiên họp HĐMVGX và Ban Thường vụ; lưu ý biên bản cần có chữ ký của vị chủ toạ phiên họp và của thư ký mới có giá trị;
(2) Phối hợp với các thư ký giáo khu lo Sổ Họ (sổ các gia đình Công giáo), lo cập nhật hoá những số liệu về gia đình Công giáo trong giáo xứ;
(3) Phụ trách thông tin, liên lạc văn thư, báo cáo các số liệu;
(4) Giúp thực hiện và lưu trữ sổ sách giáo xứ (x. Phụ trương 1: Tủ hồ sơ giáo xứ).
Điều 17. Nhiệm vụ Thủ quỹ
(1) Cùng với linh mục chánh xứ và các Ban Điều hành các Giáo khu lo liệu việc gây quỹ cho giáo xứ;
(2) Lo sổ sách chi thu, ghi đầy đủ và minh bạch; và báo cáo định kỳ theo quy định của giáo xứ;
(3) Theo sự phân công của giáo xứ, góp phần vào việc quản trị tài sản giáo xứ, trông coi, bảo trì, tu bổ cơ sở của giáo xứ, và thực hiện sổ sách liên hệ (x. Phụ trương 2: Nguyên tắc quản trị tài sản giáo xứ);
(4) Có thể giữ một số tiền và chi theo hạn mực do giáo xứ quy định.
Điều 18. Nhiệm vụ các uỷ viên
(1) Hợp tác với Ban Thường vụ và với nhau trong sự tương kính, tương nhượng và tương trợ lẫn nhau;
(2) Tạo mối dây liên kết và hoà hợp trong và giữa các giới và hội đoàn tông đồ, các gia đình trong giáo xứ, để thi hành bác ái cộng đồng, thể hiện tình đoàn kết và tinh thần hiệp thông;
(3) Thi hành các quyết định chung và thực hiện các công tác mục vụ được phân công;
(4) Trình bày nhu cầu và nguyện vọng, báo cáo tình hình và công tác mục vụ đã thực hiện.
Điều 19. Quyền lợi khi còn sống
(1) Quyền được huấn luyện, bồi dưỡng qua tĩnh tâm, học hỏi, nhằm nâng cao năng lực phục vụ;
(2) Hằng năm, bồi dưỡng, tĩnh tâm chuẩn bị, và mừng trọng thể lễ Bổn mạng HĐMVGX; linh mục chánh xứ dâng lễ cầu nguyện cho tất cả các vị phục vụ giáo xứ ở các cấp, đương nhiệm và đã mãn nhiệm;
GC. Vào dịp bồi dưỡng, tĩnh tâm này, cần dành thời giờ đọc lại quy chế này và cùng nhau kiểm điểm bản thân nhằm khẳng định quyết tâm đổi mới đời sống, cải tiến cách phục vụ cho có hiệu quả hơn.
(3) Cộng đoàn giáo xứ có bổn phận trân trọng, biết ơn và cầu nguyện cho những người đã đóng góp công sức cho giáo xứ, nhưng phải tránh những hình thức phô trương ganh đua danh vọng.
(4) Khi hoàn thành nhiệm vụ cách mỹ mãn, sẽ được cấp vi bằng : Toà Giám Mục cấp cho các thành viên Ban Thường vụ và các Trưởng Ban điều hành giáo khu, linh mục chánh xứ cấp cho các thành viên khác.
Điều 20. Quyền lợi khi qua đời
(1) Hằng năm, trong tháng các linh hồn, giáo xứ dâng lễ cầu nguyện cho các thành viên HĐMVGX đã qua đời;
(2) Khi một thành viên đương nhiệm hoặc đã mãn nhiệm qua đời trong giáo xứ, Ban Thường vụ đến viếng xác, giáo xứ trích quỹ xin một lễ, thông báo cho cộng đoàn dự lễ an táng;
(3) Khi một thành viên đã mãn nhiệm qua đời ngoài giáo xứ, xin một thánh lễ, và thông báo cho cộng đoàn cầu nguyện.
****************************
Chương Ba
Tuyển chọn
Điều 21. Tiêu chuẩn tuyển chọn vào HĐMVGX
(1) Là tín hữu đã chịu phép Thêm Sức, đã ghi danh trong giáo xứ ít là một năm, có đời sống gương mẫu, phù hợp với giáo huấn và đường lối của Giáo Hội, không bị ngăn trở về Giáo luật;
(2) Có những đức tính nhân bản cần cho chức vụ, như tinh thần phục vụ, biết làm việc tập thể;
(3) Có năng lực cần cho chức vụ, như sức khoẻ, trình độ văn hoá, những kỹ năng chuyên môn;
(4) Có thời giờ dành cho công việc chung;
(5) Đối với Ban Thường vụ, từ 30 đến 70 tuổi, nam hoặc nữ. Có thể cứu xét trường hợp đặc biệt. Đối với các uỷ viên, tuỳ hoàn cảnh, có thể mở rộng hạn định tuổi.
(6) Toàn giáo phận sẽ tổ chức bầu cử chung, 4 năm một lần.
GC. Phẩm chất và năng lực luôn cần được phát huy, trau dồi và nâng cao ngang tầm với sứ vụ cao quý.
Điều 22. Tuyển chọn vào Ban Thường vụ
Việc tuyển chọn người vào Ban Thường vụ được tiến hành qua những bước như sau:
Bước 1 là đề cử : Ban điều hành mỗi giáo khu đề cử 5 người thuộc giáo xứ; linh mục chánh xứ cùng với các uỷ viên HĐMVGX lập danh sách ứng viên gồm 5 hoặc 7 vị trong số những người được nhiều phiếu nhất và có thể bổ sung vài ứng viên khác, rồi niêm yết danh sách hoặc công bố vào ngày Chúa nhật cho cộng đoàn giáo xứ, ít là hai tuần trước ngày bầu chọn.
Bước 2 là bầu chọn : Tuỳ hoàn cảnh, mỗi giáo xứ có thể sử dụng một trong những thể thức sau đây :
(1) Mỗi tín hữu từ 18 tuổi trở lên đi bầu, hoặc mỗi gia đình cử một đại diện đi bầu, hoặc các Ban điều hành các đơn vị mục vụ (giáo khu, ban mục vụ, các giới và hội đoàn) cử đại diện đi bầu;
(2) Hoặc bầu người vào từng chức vụ Chủ tịch, Phó, Thư ký, Thủ quỹ; hoặc bầu 3 hoặc 5 tên trong danh sách ứng viên.
Bước 3 là phân công : Nếu giáo xứ chọn thể thức bầu chọn 3 hoặc 5 người trong danh sách ứng viên, tất cả các thành viên của HĐMVGX bầu chọn những vị đã đắc cử vào các chức vụ trong Ban Thường vụ, sao cho phù hợp với khả năng của từng vị.
GC. Khi hoàn cảnh không cho phép tuyển chọn thành viên Ban Thường vụ theo thể thức trên, linh mục chánh xứ báo cho Toà Giám mục để tìm phương thức khác.
Điều 23. Tuyển chọn vào các Ban Điều hành các giáo khu
Việc tuyển chọn Ban điều hành giáo khu diễn ra trong phạm vi mỗi giáo khu , theo thể thức như trên.
Điều 24. Tuyển chọn vào các Ban điều hành các ban mục vụ giáo xứ
Nhằm đáp ứng nhu cầu của giáo xứ và phát huy các đặc sủng Chúa Thánh Thần ban cho giáo dân, linh mục chánh xứ và Ban Thường vụ, tuỳ hoàn cảnh của giáo xứ, quyết định thiết lập ít nhiều Ban mục vụ (x. điều 8), chọn và mời người điều hành các Ban ấy. Đối với giáo xứ nhỏ, Ban Thường vụ có thể kiêm nhiệm việc điều hành các ban mục vụ (x. điều 14 và 15).
Điều 25. Tuyển chọn vào Ban điều hành các giới và hội đoàn tông đồ.
Việc tuyển chọn được thực hiện theo nội quy riêng của mỗi giới và hội đoàn.
******************************
Chương Bốn
Nhậm chức – Sinh hoạt – Nhiệm kỳ
Điều 26. Nhậm chức và bàn giao
Theo truyền thống trong Tổng Giáo Phận, linh mục chánh xứ trình cho Đức Tổng Giám mục danh sách các thành viên mới của HĐMVGX. Sau khóa huấn luyện HĐMVGX của Tổng Giáo Phận, Tòa Tổng Giám mục cấp uỷ nhiệm thư cho các vị ấy. Việc bàn giao giữa Ban Thường vụ cũ và mới diễn ra với sự chứng kiến của linh mục chánh xứ.
Điều 27. Sinh hoạt
(1) Ban Thường vụ, có thể cả các Trưởng Ban điều hành giáo khu, họp định kỳ mỗi tháng một lần, và họp bất thường khi linh mục chánh xứ triệu tập, hoặc do linh mục quyết định, hoặc do đa số thành viên đề nghị và được linh mục chánh xứ chấp thuận;
(2) HĐMVGX có thể 3 tháng một lần họp định kỳ, 6 tháng một lần họp mở rộng với toàn thể các Ban điều hành các đơn vị mục vụ (giáo khu, ban mục vụ, giới và hội đoàn), để thông tri tình hình và nhu cầu mục vụ của giáo xứ, kiểm điểm các công tác mục vụ, hoạch định chương trình mục vụ, phân công và phối hợp thực hiện;
(3) Các Ban Điều hành các đơn vị mục vụ sinh hoạt theo nội quy của mỗi đơn vị.
Điều 28. Nhiệm kỳ HĐMVGX
(1) Nhiệm kỳ HĐMVGX là 4 năm. Có thể tái cử một hoặc hai lần liền vào chức vụ cũ. Có thể cứu xét trường hợp đặc biệt.
(2) Trường hợp khuyết Chủ tịch, Phó Nội vụ lên thay thế; trường hợp khuyết một trật Chủ tịch và Phó Chủ tịch : Ban Thường vụ có thể tổ chức bầu bổ sung;
(3) Trường hợp khuyết một thành viên khác hay một uỷ viên, linh mục chánh xứ bàn bạc với Ban Thường vụ tìm người thay.
Điều 29. Từ nhiệm
Khi có lý do chính đáng và sau khi có sự thống nhất của linh mục chánh xứ và Ban Thường vụ về lý do đó, một thành viên HÐMVGX có thể từ nhiệm.
Điều 30. Bãi nhiệm
Khi một thành viên HĐMVGX phạm lỗi nặng, như bỏ phế nhiệm vụ, làm gương xấu về đời sống luân lý, gây chia rẽ, chống đối hoặc bất tuân mọi quyết định chung, linh mục chánh xứ, sau đôi ba lần cảnh cáo không có kết quả và sau khi bàn bạc với Ban Thường vụ, có thể bãi nhiệm thành viên ấy.
****************************
Chương Năm
Quy chế của giáo phận và Nội quy của giáo xứ
Điều 31. Nội quy riêng của mỗi giáo xứ
(1) Tuỳ hoàn cảnh, mỗi giáo xứ có thể hình thành nội quy riêng triển khai quy chế HĐMVGX này, xác định chi tiết về việc tổ chức và điều hành giáo xứ, các giáo khu, và các ban mục vụ, về việc tuyển chọn… Có thể chọn một vị thánh tử đạo Việt Nam làm bổn mạng cho HĐMVGX.
(2) Nội quy trước hết xác định các sinh hoạt giáo xứ và định hướng mục vụ nhằm mời gọi mọi thành phần góp sức thực hiện, và qua nỗ lực chung, cùng nhau xây dựng tình đoàn kết huynh đệ và tinh thần hiệp thông trong giáo xứ và trong giáo phận, làm chứng cho tình thương cứu độ của Thiên Chúa là Cha chung mọi người.
(3) Nội quy cần được giáo dân góp ý và linh mục chánh xứ phê chuẩn. Nội quy có thể hình thành sau khi đã trao đổi và thống nhất cơ bản trong giáo hạt hoặc trong liên hạt.
Điều 32. Quy chế HĐMVGX của giáo phận
Quy chế HĐMVGX này gồm 5 chương và 32 điều, có hiệu lực từ ngày 10 tháng 6 năm 2015 và thay thế mọi quy định tương tự trước đây. Kể từ thời điểm này, các giáo xứ trong giáo phận cần điều chỉnh, bổ sung, hoặc thiết lập HĐMVGX theo quy chế chung này.
Toà Tổng Giám Mục TP.HCM,
Ngày 01 tháng 6 năm 2015
+ Phaolo Bùi Văn Đọc
Tổng Giám Mục
____________________
PHỤ TRƯƠNG
Phụ trương 1
TỦ HỒ SƠ GIÁO XỨ
Trong nhà xứ hoặc trong văn phòng giáo xứ đặt trong khuôn viên nhà thờ, cần có một tủ có khoá để lưu trữ sổ sách và hồ sơ giáo xứ. Giáo luật (điều 535, 1-4) quy định người chịu trách nhiệm thực hiện và bảo quản là linh mục chánh xứ, tất nhiên với sự hợp lực của Ban Thường vụ, đặc biệt của Thư ký HĐMVGX. Sổ sách và hồ sơ giáo xứ gồm có hai loại, loại mục vụ và loại quản trị tài chánh.
1. Loại mục vụ
(1) Sổ sách có tính bắt buộc gồm có sổ Rửa Tội, sổ Thêm Sức, sổ Hôn Phối, sổ Tử (x. Giáo Luật, điều 535, 895). Hồ sơ gồm có thư từ của Giám mục, lịch sử giáo xứ và các văn thư quan trọng khác, cần được sắp xếp thứ tự và cập nhật hoá (x. Giáo luật, điều 535).
(2) Sổ sách nhiệm ý (tuỳ theo truyền thống và quy định của giáo phận) gồm có sổ Hôn Phối đặc biệt (x. Giáo Luật, điều 1133), sổ Rước Lễ Lần Đầu và Rước Lễ Bao Đồng trọng thể, toàn bộ danh sách chi tiết các gia đình công giáo của giáo xứ (Sổ Họ – Status animarum).
2. Loại quản trị tài chính
(1) Danh sách thống kê, mô tả và đánh giá các tài sản giáo xứ (x. Giáo Luật, điều 1283,2-3). Khi có thay đổi quan trọng hay nhận xứ mới, linh mục chánh xứ phải làm lại bản này và nộp lại một bản cho Toà Giám Mục.
(2) Danh sách và và các văn kiện pháp lý chứng minh nguồn gốc và chủ quyền các tài sản giáo xứ; bản chính lưu tại Toà Giám Mục (x. Giáo Luật, điều 1284,2.9).
(3) Sổ sách chi thu của giáo xứ (x. Giáo Luật, điều 1284,2.7).
(4) Sổ lễ giáo xứ (x. Giáo Luật điều 958,1), có ghi rõ số lượng, số tiền, ý lễ, đã cử hành hay đã chuyển. Sổ này khác với sổ lễ cá nhân của mỗi linh mục phải có (x. Giáo Luật, điều 955,4).
Ngoài ra còn có các loại sổ nhiệm ý : sổ ghi chú các của dâng cúng (quỹ, của dâng cúng, các yêu cầu của người dâng cúng,(x. Giáo Luật, điều 1307,2), sổ ghi chú các hoạt động tài chính của các giới và hội đoàn tông đồ trong giáo xứ…
Trong truyền thống của Giáo Hội Việt Nam, những vị “trùm họ” nói chung cộng tác với linh mục chánh xứ để thực hiện sổ sách, nhằm biết rõ hoàn cảnh các gia đình Công giáo trong Giáo khu của mình.
Ngày nay Sổ Họ có thể được thực hiện dưới hình thức Tờ khai Gia đình Công giáo, tiện lợi cho việc sắp xếp, sử dụng, thống kê những con số cần cho kế hoạch mục vụ hằng năm trong giáo xứ, cho việc bổ sung mỗi khi có gia đình Công giáo mới đến cư ngụ trong giáo xứ cũng như cho việc cập nhật hoá toàn bộ vào quý một hằng năm.
Nhân sự thực hiện là các Ban điều hành các Giáo khu, với sự trợ lực và phối hợp của Ban Thường vụ, cách riêng của Thư ký HĐMVGX.
——————————-
Phụ trương 2
NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ TÀI SẢN GIÁO XỨ
Tài sản giáo xứ là tài sản của Giáo Hội nên phải được quản trị và sử dụng theo những nguyên tắc chung của Giáo Hội đề ra.
1. Tài sản của Giáo Hội phải được sử dụng với mục đích là “tổ chức việc thờ phượng Thiên Chúa, trợ cấp xứng đáng cho hàng giáo sĩ và các thừa tác viên khác, làm việc tông đồ và bác ái, nhất là đối với những người túng thiếu” (Giáo Luật, điều 1254,2). Trong tinh thần hiệp thông và tương trợ, mục đích này gồm cả việc truyền giáo, đào tạo giáo sĩ, giáo dục lương tâm, đồng hành với giới trẻ…
2. Giám mục giáo phận là người lãnh đạo giáo phận và đứng tên chủ quyền mọi tài sản của giáo phận. Do đó, ngài có toàn quyền tổ chức, trách nhiệm kiểm tra, can thiệp và điều phối mọi hoạt động quản trị tài sản trong giáo phận (Giáo Luật, các điều 1276,2; 392,2; 396,2; 1283,2; 1267; 1277).
3. Giám mục uỷ quyền cho linh mục chánh xứ là người duy nhất chịu trách nhiệm đối với giáo phận, để quản trị tài sản giáo xứ, theo các quy định của Hội Thánh và giáo phận, như một người cha tốt lành và cần mẫn (Giáo Luật, các điều 532; 1276; 1284). Linh mục chánh xứ quan tâm tạo quỹ cho HÐMVGX để hoạt động.
4. Giáo Hội kêu gọi “những người giáo dân ưu tú về chuyên môn, khôn ngoan và đức hạnh, trợ giúp các vị mục tử với tư cách chuyên viên hoặc cố vấn”. Khi quản trị tài sản giáo xứ, linh mục chánh xứ cần đến sự cộng tác của một số giáo dân trong xứ (được gọi là ban quản trị tài sản giáo xứ theo điều 8 của quy chế này), nhất là sự đóng góp ý kiến của Hội đồng Mục vụ Giáo xứ (Giáo Luật, điều 228,2; 537).
5. Việc quản trị tài sản cần được thực hiện cách khôn ngoan và minh bạch, phù hợp với các quy định của Giáo Luật và dân luật. Sổ sách và hồ sơ quản trị phải được thực hiện chu đáo và bảo quản cẩn thận (Giáo Luật, các điều 1280-1920). Hội đồng Mục vụ cộng tác trong việc : dự trù các phương án chi thu và gây quỹ cho giáo xứ (Giáo Luật, điều 493); góp ý về những hành vi quản trị quan trọng và ngoại thường (Giáo Luật, điều 1281); cập nhật hoá danh sách thống kê, mô tả và đánh giá các tài sản giáo xứ (Giáo Luật, điều 1283,2-3). Tuỳ hoàn cảnh địa phương, linh mục chánh xứ có thể mời thành viên của Hội đồng trực tiếp thực hiện và kiểm tra sổ sách kết toán của giáo xứ (Giáo Luật, các điều 1283; 1284; 1287; 1307; 958; 955).
6. Giáo Hội yêu cầu Giám mục giáo phận quy định những giới hạn và điều kiện khi giáo xứ thực hiện một hành vi quản trị quan trọng và ngoại thường (Giáo Luật, điều 1281). Trong hoàn cảnh hiện nay của giáo phận, Đức Tổng Giám mục dành cho linh mục chánh xứ quyền bàn bạc với Hội đồng Mục vụ, đề ra những giới hạn chi tiêu thông thường cho Thủ quỹ, Hội đồng Mục vụ… Khi đệ trình Đức Tổng Giám mục để xin phép thực hiện một hành vi quản trị quan trọng và ngoại thường, linh mục chánh xứ phải đính kèm biên bản cuộc họp Hội đồng Mục vụ thảo luận về công việc này.
